Podczas wynajmu biura dla firmy zwróć uwagę nie tylko na cenę, standard wykończenia, lokalizację czy oferowane udogodnienia. Ważna jest też odpowiednia powierzchnia. Zgodnie z obowiązującym prawem zależy ona m.in. od liczby zatrudnianych osób. Ile powierzchni na 1 pracownika będzie optymalnym wyborem?
Przepisy wyznaczają dolną granicę, a rynkowy standard jest od niej kilkukrotnie wyższy. Poniżej znajdziesz obie liczby, różnice między układem zamkniętym a open space oraz to, jak przełożyć wyliczony metraż na realną ofertę lokali do wynajęcia.
Ile powierzchni na 1 pracownika w pokoju – przepisy
Nie wiesz, ile metrów na 1 pracownika zaplanować podczas wyboru biura do wynajęcia? Szczegółowe wytyczne dotyczące powierzchni znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.). Dokument określa ogólne przepisy BHP w zakładach pracy i wskazuje, że miejsca pracy powinny umożliwiać pracownikom wykonywanie obowiązków zawodowych bez narażania życia i zdrowia własnego oraz współpracowników, a także swobodne poruszanie się.
Zgodnie ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem dopuszczalna wysokość i powierzchnia pomieszczenia biurowego są uzależnione od liczby zatrudnionych w firmie osób. W pokoju biurowym na każdego pracownika powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni biurowej podłogi, czyli niezajętej przez meble ani urządzenia techniczne.
Od listopada 2023 roku obowiązuje też znowelizowane rozporządzenie o pracy przy monitorach ekranowych (Dz.U. 2023 poz. 2367), a termin dostosowania istniejących stanowisk minął w maju 2024 roku. Metrażu ono nie zmienia, ale ma na niego pośredni wpływ: pracownik korzystający z laptopa przez co najmniej połowę dobowego czasu pracy musi mieć zapewniony monitor stacjonarny albo podstawkę pod laptopa, a do tego osobną klawiaturę i mysz. Stanowisko z takim zestawem wymaga większego biurka niż sam laptop, więc planując biuro, warto liczyć się z większą przestrzenią roboczą na osobę.
Ile metrów na 1 pracownika w całym biurze?
Obligatoryjne 2 m² wolnej powierzchni biurowej na pracownika to jeszcze nie wszystko. Pamiętaj też o powierzchni zastawionej meblami, np. biurkiem, regałami i sprzętami biurowymi. Przyjmuje się więc, że na jedną osobę zatrudnioną w firmie trzeba przeznaczyć co najmniej 6–7 m² powierzchni roboczej w przypadku jednopokojowego biura. Do tego dodaj jeszcze powierzchnię przestrzeni wspólnych, np. jadalni pracowniczej, kuchni czy korytarzy. W sumie przeważnie wychodzi ok. 7–10 m² na osobę. Górna granica tego zakresu jest rynkowym standardem, który pozwala zapewnić pracownikom komfortowe warunki, a najwyższy poziom wygody oferują biura, w których na osobę przeznacza się ok. 12,5 m².
Zależnie od typu pomieszczeń biurowych ich powierzchnia w przeliczeniu na jednego pracownika może się różnić. Mniejsze zagęszczenie jest konieczne w niewielkich biurach o tzw. zamkniętym układzie, a większe w przypadku sal szkoleniowych czy powierzchni biurowej typu open space. Przyjmuje się, że w kilkuosobowych biurach o zamkniętych ścianach na jednego pracownika trzeba liczyć min. 6–7 m², optymalnie 10 m², a bardzo komfortowo powyżej 12 m². W open space minimum wynosi 6,5–7,5 m², a standardowa powierzchnia to ok. 8,5–10 m² na osobę.
Potrzebny metraż a oferta rynkowa
Zespół 10-osobowy przy standardzie 10 m² na osobę potrzebuje ok. 100 m², a 30-osobowy ok. 300 m². Niezbędny metraż warto zderzyć z tym, co jest na rynku. Według danych z platformy REDD (sierpień 2026), w polskich budynkach biurowych dostępnych do wynajęcia jest ponad 4700 lokali, a mediana ich powierzchni wynosi 270 m². To metraż odpowiadający zespołowi liczącemu blisko 30 osób.
Rynek biur ma jednak dwa końce. Lokale do 100 m², czyli dla zespołów maksymalnie 10-osobowych, to 32,3% całej oferty — najliczniejsza grupa. Najmniejsze moduły są w starszych budynkach klasy B, jak Biurowe Centrum Biznesu w Łodzi, gdzie dostępne lokale zaczynają się poniżej 20 m². Firmy potrzebujące kilkuset metrów mają wybór wśród lokali klasy A, takich jak warszawski Mistral B z modułami od ok. 200 m². Powierzchnie powyżej 1000 m² to 18% oferty, więc największe zespoły mają najwęższy wybór i najdłuższy proces poszukiwań.
Dostępność metraży różni się też w zależności od miasta. W Katowicach mediana dostępnego lokalu biurowego wynosi 190 m², a powierzchnie do 100 m² to 40% oferty. Typową katowicką ofertę pokazuje klasy A Żeliwna 43, gdzie wolne lokale mają od 125 do 270 m². We Wrocławiu mediana rośnie do 300 m², a lokali do 100 m² jest 29% — w Silver Tower Center najmniejszy aktualnie wolny moduł ma 85 m². Najtrudniej mają małe firmy w Krakowie, gdzie mediana to 622 m², a powierzchnie do 100 m² stanowią zaledwie 12% oferty. Wyjątki jednak są, choćby w Centrum Biurowym Biprostal.
Wynajem tradycyjnego biura z pokojami wydzielonymi ścianami wiąże się zazwyczaj z wyższymi kosztami. Pracownikom trzeba zapewnić odpowiednią powierzchnię do pracy, a ściany nie pozwalają na wygodny układ mebli. W takim przypadku warto rozważyć wynajem powierzchni biurowej open space. Innym często stosowanym rozwiązaniem jest wybór przestrzeni coworkingowej. To dobra opcja dla małych firm, w której nie trzeba martwić się o zarządzanie biurem, a koszty można obniżyć, decydując się na wynajem godzinowy czy tygodniowy.
