Najem biura to proces pełen specyficznego słownictwa – część pojęć funkcjonuje wyłącznie po angielsku, inne mają swoje polskie odpowiedniki, ale wciąż bywają mylone. Zebraliśmy najważniejsze terminy, z którymi spotkasz się na każdym etapie najmu powierzchni biurowej.
Poniżej 29 haseł pogrupowanych w cztery sekcje – od uczestników procesu i etapów szukania biura, przez negocjacje i umowę, po powierzchnię, układ i aranżację wnętrza.
Szukanie i wybór biura
Tenant – osoba lub firma wynajmująca biuro lub powierzchnię magazynową.
Landlord – właściciel budynku, asset manager lub deweloper wynajmujący powierzchnię biurową.
Property Manager – osoba zarządzająca budynkiem w imieniu właściciela, odpowiedzialna za usługi i bieżące funkcjonowanie biurowca.
Vacancy – łączna dostępna powierzchnia do wynajęcia w odniesieniu do całkowitej powierzchni na danym rynku.
Long list – pierwsza, szeroka lista budynków spełniających podstawowe kryteria najemcy.
Short list – lista 3-4 budynków wybranych do dalszych negocjacji po przefiltrowaniu long listu.
Viewing – wizyta zainteresowanego najemcy w budynku w celu obejrzenia oferowanej powierzchni.
Tour book – broszura podsumowująca dane o budynku – zdjęcia, lokalizację i kluczowe informacje.
Proposal – oferta dostępnych powierzchni biurowych przygotowana dla potencjalnego najemcy.
Negocjacje, czynsz i umowa
Asking rent – wyjściowa stawka czynszu zaproponowana przez właściciela budynku, podawana zwykle w euro za metr kwadratowy miesięcznie.
Headline rent – ostateczna stawka czynszu, wynegocjowana i zapisana w umowie najmu.
Effective rent – czynsz pomniejszony o okresy zwolnienia z opłat, rozłożony na cały okres najmu.
Rent free periods – okresy zwolnienia z czynszu ustalone w trakcie negocjacji, wyrażane w miesiącach.
Service charge – łączne koszty utrzymania budynku – m.in. ochrona, sprzątanie, podatki – przenoszone na najemców.
Cash flow – tabela pokazująca łączne koszty najmu w budynku w podziale na poszczególne lata.
Letter of Intent (LOI/HOT) – dokument opisujący główne warunki oferty najmu – forma wstępnego zarezerwowania powierzchni przed podpisaniem umowy.
Minimal rental period – minimalny okres, na jaki wynajmujący zgadza się podpisać umowę z najemcą.
Break option – zapisane w umowie prawo najemcy do wcześniejszego zakończenia najmu, obwarowane określonymi warunkami.
Powierzchnia i układ biura
Gross space – całkowita powierzchnia biura, obejmująca zarówno część prywatną, jak i udział w częściach wspólnych. Przykład budynku z dokładnymi danymi o powierzchni: Atlas Tower.
Net space – powierzchnia uwzględniająca układ pomieszczeń dopasowany do potrzeb konkretnego najemcy.
Add-on factor – współczynnik pokazujący, jaki procent powierzchni budynku zajmują części wspólne – recepcja, hole windowe czy toalety.
Open space – otwarta przestrzeń biurowa, bez ścianek działowych, osobnych pokoi czy gabinetów.
Hot desking – model pracy, w którym stanowiska nie są przypisane na stałe, tylko współdzielone przez różne osoby lub zespoły pracujące w różnych godzinach. Pojęcie typowe dla przestrzeni coworkingowych – zobacz coworking w Warszawie.
Space plan – plan uwzględniający wytyczne najemcy dotyczące wielkości, układu i wyposażenia biura.
Parking factor – wskaźnik pokazujący stosunek liczby miejsc parkingowych do wielkości wynajmowanej powierzchni.
Aranżacja wnętrza i instalacje budynkowe
Fit-out – aranżacja powierzchni biurowej wykonywana przez ekipę remontową po podpisaniu umowy najmu.
Fit-out budget – budżet, jakim dysponuje najemca na aranżację powierzchni – podawany za metr kwadratowy lub jako kwota łączna.
BMS – system automatycznego zarządzania budynkiem – odpowiada m.in. za oświetlenie, alarmy, temperaturę i klimatyzację. Przykład budynku wyposażonego w BMS: Spektrum Tower.
HVAC – instalacje grzewcze, wentylacyjne i klimatyzacyjne rozprowadzone w budynku.
