Wynajem tradycyjnego biura to rozwiązanie komfortowe, za które jednak trzeba najczęściej sporo zapłacić. Są jednak inne opcje dostępne na rynku, takie jak np. biura coworkingowe, oferujące zarówno biurka do wynajęcia na godziny, jak i biura serwisowane. Warto także rozważyć opcję podnajmu przestrzeni, którą obecnie wynajmuje inna firma.
Coworking
Coworking oferuje wspólną przestrzeń pracy. Z tej oferty korzystają przeważnie freelancerzy oraz mikroprzedsiębiorcy, którzy szukają alternatywy dla tradycyjnego biura do wynajęcia lub pracy z własnego mieszkania. Na rynku dostępne są różne opcje, obejmujące m.in. biurka do wynajęcia na godziny, wytłumione kabiny telefoniczne, biura serwisowane oraz sale konferencyjne wynajmowane na godziny.
Biura coworkingowe to bardzo dobra alternatywa dla wszystkich firm, które poszukują mniejszej powierzchni do wynajęcia (zazwyczaj do 100-150 mkw.). W typowych biurowcach właściciele lub zarządcy zazwyczaj oferują większe metraże, co znacząco przyczyniło się w ostatnich latach do wzrostu popularności coworkingu w głównych miastach Polski. Ten model zapewnia nam największą elastyczność pod względem długości umowy najmu, zwiększenia lub zmniejszenia powierzchni. Dużym ułatwieniem biur coworkingowych są tutaj także kwestie rozliczenia. W biurach typu coworking otrzymujemy tylko jedną fakturę za cały serwis i wynajem powierzchni.
Biurka do wynajęcia na godziny
Biurka do wynajęcia na godziny to zdecydowanie tańsza opcja niż wynajem tradycyjnego biura. Oferta obejmuje udostępnienie za określoną opłatą biurka i fotela biurowego w przestrzeni pracy wspólnej. W cenie jest też dostęp do internetu. Najemca najczęściej może również korzystać także z urządzeń biurowych oraz ma nielimitowany dostęp do darmowej kawy lub herbaty.
Z tej oferty skorzystać można, zarówno wynajmując biurka na godziny, jak i wykupując abonament na wynajem biurka – w zależności od wybranej opcji, może to być abonament obejmujący kilka lub kilkanaście wejściówek w miesiącu.
Zaletą biurek do wynajęcia na godziny jest niski koszt (nawet od kilkunastu złotych za godzinę). Z kolei do minusów należy zaliczyć mniejszy komfort pracy w porównaniu z biurem tradycyjnym lub biurem serwisowanym.
Biura serwisowane
Jeszcze inną opcją dostępną dla osób poszukujących miejsca do pracy na wynajem są biura serwisowane. Zaletą takiego rozwiązania jest zdecydowanie większa prywatność niż w przypadku wynajmu biurka na godziny.
W odróżnieniu od oferty coworkingu, jest to przestrzeń zamknięta. Najemca otrzymuje na wyłączność cały gabinet przystosowany do pracy biurowej, najczęściej o wysokim standardzie wykończenia, a ponadto dostęp do części wspólnych, m.in. toalet oraz aneksu kuchennego. W budynku znajduje się także recepcja.
O ile z biurek do wynajęcia na godziny korzystają przede wszystkim freelancerzy, o tyle biura serwisowane cieszą się popularnością wśród małych i średnich firm szukających oszczędności w zakresie wynajmu powierzchni biurowych.
Podnajem biura
Opcja podnajmu biura upowszechniła się wraz z pandemią koronawirusa w 2020 roku. Firmy chcąc redukować koszty wynajmu przestrzeni coraz chętniej poszukiwały najemców, z którymi mogłyby współdzielić wynajmowaną powierzchnię biurową. Podnajem łączy w sobie zalety coworkingu i najmu tradycyjnego. Nowy najemca otrzymuje tutaj biuro z gotową aranżacją, ale tylko do jego dyspozycji co zapewnia prywatność. Zazwyczaj można wynegocjować korzystne warunki najmu (np. krótszy okres najmu lub niższy czynsz).
W formule podnajmu opłaty będą się rozkładały bardzo podobnie jak w przypadku najmu tradycyjnego. Najemca nie ponosi w tym rozwiązaniu kosztów związanych z aranżacją biura. Dodatkowym atutem jest większa możliwość negocjacji warunków.
Wirtualny adres dla firmy
Inną opcją jest wirtualny adres prowadzonej działalności gospodarczej. To rozwiązanie, z którego chętnie korzystają przede wszystkim przedsiębiorcy zainteresowani prestiżowym adresem dla swojej firmy. Zaletą jest w tym przypadku niski koszt. Opłata za zarejestrowanie działalności pod adresem w centrum miasta to opłata w wysokości ok. kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
Wirtualny adres dla firmy to także rozwiązanie dla osób, które nie chcą rejestrować firmy pod nowym adresem, lecz zależy im na dodatkowym adresie korespondencyjnym. Oferta w takim przypadku obejmuje przeważnie osobną skrzynkę pocztową, alerty dotyczące przychodzących przesyłek oraz skanowanie korespondencji i przesyłanie jej na wskazany adres e-mail.
Ile trwa proces wynajmu tradycyjnego biura?
Znalezienie nowego biuro może zająć więcej czasu niż się wydaje. Osiągnięcie porozumienia w sprawie umowy najmu obu stronom oraz ustalenia odnośnie aranżacji przestrzeni to wiele tygodni rozmów (a czasem miesięcy). My rekomendujemy rozpoczęcie takiego procesu na 6 – 12 miesięcy przed upływem obecnej umowy najmu.
Poniżej przedstawiamy typowy horyzont czasowy dla poszukiwań nowego biura :
– Selekcja ofert – 1-2 tygodnie
– oglądanie przestrzeni biurowych (viewing) – 1-2 tygodnie
– Uzgodnienia z architektami dotyczące projektów aranżacji oraz wycena prac – 1 -2 tygodnie
– Negocjacje warunków finansowych i zapisów umowy – 4 tygodnie
– prace aranżacyjne – 4-5 miesięcy
Ile trwa wynajęcie biura coworkingowego?
Biura w tej formule możemy znaleźć w większych miastach Polski nawet w ciągu 2 tygodni. Weryfikacja najemcy oraz negocjacje przebiegają znacznie szybciej niż w przypadku tradycyjnej powierzchni biurowej. Nie ustalamy tutaj kwestii dotyczących aranżacji biura więc ten etap również odchodzi. Zalecamy jednak zabezpieczyć sobie przynajmniej 4 tygodnie, tak aby móc możliwie dokładnie przeanalizować wszystkie oferty coworkingów w wybranym mieście.
