Dlatego wynajem biura to niezwykle istotna kwestia – niezależnie od tego, czy firma dopiero rozpoczyna swoją działalność, czy jest w trakcie dynamicznego rozwoju wymagającego powiększenia przestrzeni do pracy. Jak wynająć biuro, aby skorzystali na tym zarówno pracownicy, jak i cała firma?
Jak wynająć biuro? Najpierw przeanalizuj możliwości finansowe
W pierwszej kolejności należy przeanalizować możliwości finansowe firmy. Warto w tym celu posłużyć się wszelkimi narzędziami i programami do prognozowania przychodów i kosztów. Pamiętaj, aby myśleć przyszłościowo. Wynajem biura to przecież transakcja długoterminowa i nie kończy się na jednorazowej opłacie.
Po dogłębnym przeanalizowaniu sytuacji finansowej firmy można przejść do określenia budżetu, jaki przedsiębiorstwo jest w stanie przeznaczyć na wynajem biura. Tutaj ważną kwestią jest uwzględnienie w kosztach nie tylko samego czynszu najmu, ale też opłat eksploatacyjnych np. za prąd, wodę itp.
To wszystko pozwoli zawęzić zakres poszukiwań, a także uchroni Twoją firmę przed ponoszeniem zbyt wysokich kosztów, które mogłyby zaburzyć jej płynność finansową.
Przed wynajmem biura zdefiniuj potrzeby organizacji
Zdefiniowanie potrzeb firmy to najważniejszy etap w całym procesie wynajmu przestrzeni biurowej. To lokal powinien być dopasowany do pracowników, a nie odwrotnie. Dlatego należy uwzględnić jak najwięcej szczegółów, które będą miały wpływ zarówno na jakość pracy i świadczonych usług, jak i na funkcjonowanie całej firmy.
Na co trzeba zwrócić uwagę? Przede wszystkim na to, ile przestrzeni potrzebuje organizacja do wygodnego funkcjonowania. Warto wziąć pod uwagę opinie pracowników, bo przecież ich komfort przekłada się bezpośrednio na jakość wykonywanej pracy. Oprócz tego istotne są również: lokalizacja, standard budynku oraz dostosowanie specyfiki biura do rodzaju działalności i wykonywanych w jej ramach czynności.
Wybór i porównanie kilku ofert biur do wynajęcia
Po określeniu budżetu i potrzeb działalności przychodzi czas na wybór kilku ofert dopasowanych do wyznaczonych kryteriów. Ta kwestia jest bardzo ważna: warto wybrać więcej niż jedną interesującą ofertę. Dzięki temu możliwe będzie porównanie cen czy warunków i odrzucenie tych mniej atrakcyjnych.
Gdzie szukać biur na wynajem? Oprócz ogólnodostępnych portali ogłoszeniowych dobrym rozwiązaniem są też platformy, które wyszukują i porównują oferty zgodne z określonymi wytycznymi, takie jak Finne. Innym sposobem jest współpraca z pośrednikiem, czyli np. z agencją, która specjalizuje się w wynajmie powierzchni biurowych.
Doświadczenie w kontaktach z właścicielami nieruchomości oraz rozeznanie na rynku pozwalają nie tylko na znalezienie najlepszej oferty, ale też na wynegocjowanie korzystniejszej ceny oraz pozostałych warunków umowy.
Jak nie dać się oszukać przy wynajmie biura?
Firma, która szuka biura na wynajem bez pośredników, musi uważać, aby nie dać się oszukać. Niestety w każdej branży można natknąć się na oszustów. Dlatego istotną kwestią jest umowa najmu. Powinna zawierać wszystkie szczegóły dotyczące współpracy np. informacje o indeksacji czynszu, czas trwania umowy, dokładne koszty najmu czy konsekwencje po niewywiązaniu się z warunków umowy.
Jeśli którykolwiek zapis umowy jest niejasny, warto skontaktować się agentem nieruchomości, a nawet z prawnikiem, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i upewnić się, że w umowie nie występują tzw. kruczki.
