Dobrze zorganizowane miejsce pracy to kwestia, która bezpośrednio wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przestrzeń biurowa musi być przyjazna dla pracowników i stwarzać warunki sprzyjające rozwojowi firmy. Dlatego przy wyborze lokalu warto wziąć pod uwagę kilka ważnych kwestii, które pozwolą wynająć biuro idealne.
1. Jak wynająć biuro? Dobra lokalizacja to podstawa
Najważniejsza cecha idealnego biura to dobra lokalizacja. Powinna być ona korzystna zarówno dla pracowników, jak i klientów firmy. Łatwy dojazd do pracy to dla wielu osób priorytet. Jeśli chodzi o klientów, to decyzja powinna opierać się na pewnego rodzaju kompromisie.
Lokal w samym centrum miasta z pewnością pozytywnie wpłynie na renomę firmy, ale z drugiej strony może wiązać się z wysokimi opłatami, których przedsiębiorstwo nie będzie w stanie udźwignąć.
2. Odpowiedni metraż wynajmowanego biura w przeliczeniu na liczbę pracowników
Na jakość pracy wpływa m.in. przestrzeń, w której każdy pracownik może się swobodnie poruszać i w pełnym komforcie wykonywać swoje obowiązki. Według obowiązujących przepisów na każdą osobę powinny przypadać 2 m2 wolnej przestrzeni, czyli niezajętej przez urządzenia, meble i sprzęt.
W praktyce jednak wygląda to inaczej i warto wybrać biuro, które zapewni każdemu pracownikowi przynajmniej 5 m2 przestrzeni.
3. Idealne biuro, czyli warunki odpowiednie do charakteru działalności
Warunki w idealnym biurze powinny być dopasowane do charakteru działalności i w pełni umożliwiać wykonywanie związanych z nią czynności. Innego lokalu potrzebuje firma, która tworzy strony internetowe, a innego firma, która świadczy usługi wymagające bezpośredniego kontaktu z klientem.
4. Jaki jest standard wynajmowanego biura?
Na produktywność i efektywność pracowników wpływa również estetyka otaczającej ich przestrzeni. Uporządkowane i schludne stanowisko to podstawa. Dlatego cechą idealnego biura jest również dobry standard.
Przeglądając oferty, warto zwrócić uwagę m.in. na wykończenie budynku, stan toalet, stan kuchni, czy na wielkość okien, które zapewniają dostęp do naturalnego światła.
5. Jak wynająć biuro? Myśl przyszłościowo
Przy wyborze idealnego biura bardzo ważne jest to, aby myśleć przyszłościowo. Należy wziąć pod uwagę prognozy dotyczące rozszerzenia działalności i zatrudniania większej liczby pracowników.
Wybór powierzchni biurowej, która zaspokoi potrzeby firmy w przyszłości, pozwoli uniknąć częstego zmieniania lokalu, a tym samym zaoszczędzić czas oraz nerwy związane z przenoszeniem całej organizacji.
6. Możliwość funkcjonalnego zaaranżowania przestrzeni
Dobra przestrzeń biurowa powinna też zapewniać możliwość zaaranżowania przestrzeni tak, aby każda osoba mogła komfortowo wykonywać swoją pracę. Przed podpisaniem umowy najmu warto upewnić się, czy w wybranym lokalu zmieści się odpowiednia liczba biurek, czy będą one prawidłowo ustawione i oddalone od siebie oraz, czy pracownicy nie będą przeszkadzali sobie nawzajem.
7. Idealne biuro. Wskazówki ze strony pracowników
Warto też wsłuchać się w problemy i potrzeby pracowników. W końcu to oni będą głównymi beneficjentami nowego biura. Dobrym pomysłem może okazać się umożliwienie załodze uczestniczenia w procesie wybierania biura.
8. Pomoc specjalistów przy wynajmie biura
Szukanie idealnego biura można ułatwić sobie, korzystając z odpowiednich narzędzi, jakimi są wiarygodne portale zawierające oferty wolnych biur. Jedną z największych baz biur w Polsce posiada właśnie portal Finne!
Można również nawiązać współpracę z agencją nieruchomości specjalizującą się w wynajmowaniu tego typu lokali. Pozwoli to zaoszczędzić czas, a także zabezpieczyć się przed ewentualnymi „kruczkami” w umowie.
Agent nieruchomości zajmie się szukaniem atrakcyjnych z punktu widzenia firmy ofert, a także pomoże w negocjacjach i skompletowaniu dokumentów.
