Lepsza lokalizacja lub korzystniejsza cena wynajmu? Powodów do zmiany biura może być wiele. Warto dokładnie przyjrzeć się ofercie, aby poznać wszystkie koszty, które trzeba będzie uwzględnić w budżecie firmy przy planowaniu zmiany jej siedziby. Co składa się na łączny koszt wynajmu biura? I ile trwa cały proces?
Powierzchnia brutto a powierzchnia netto
Pierwsza kwestia, której warto się przyjrzeć, to powierzchnia brutto oraz netto. Lokale biurowe wynajmowane do wyłącznego użytku przez konkretną firmę to powierzchnia netto. W ofertach można trafić jednak na jeszcze jeden element – powierzchnię brutto. Jest to suma całkowitej powierzchni, która podlega opłatom.
Oprócz samego biura, w skład powierzchni brutto wliczają się także przestrzenie przeznaczone do wspólnego użytkowania przez wszystkie osoby korzystające z budynku. Najczęściej są to korytarze, wejście do budynku oraz windy.
Co to jest współczynnik powierzchni wspólnych?
Z powierzchnią brutto i netto łączy się jeszcze jedno pojęcie, które często pojawia się w ofertach wynajmu powierzchni biurowych, a mianowicie współczynnik powierzchni wspólnych. Jest to wartość wyrażona w procentach. Współczynnik powierzchni wspólnych (ang. Add-on factor) stanowi stosunek powierzchni przeznaczonych do wspólnego użytkowania do powierzchni brutto.
Wyróżnia się m.in. współczynnik powierzchni wspólnych wyliczany dla całego budynku, jak i dla piętra. Z punktu widzenia firmy szukającej biura do wynajęcia, im Add-on factor jest niższy, tym ofertę ocenia się jako korzystniejszą.
Czym jest opłata eksploatacyjna?
Do opłaty eksploatacyjnej wliczają się koszty użytkowania wynajmowanej przestrzeni. Zalicza się do nich m.in. podatek od nieruchomości, opłaty za media czy wywóz śmieci, zaliczki na fundusz remontowy budynku, a także np. koszty związane z utrzymaniem czystości na powierzchniach wspólnych.
Jakie są klasy budynków i jakie standardy muszą spełniać?
Przy szacowaniu kosztów związanych ze zmianą siedziby firmy warto wziąć pod uwagę również klasę budynku. Im wyższa, tym biurowiec jest nowocześniejszy, a także zlokalizowany w atrakcyjniejszej okolicy. W efekcie ceny wynajmu powierzchni w biurowcach klasy A są wyższe niż w budynkach zakwalifikowanych do niższych kategorii (B i C).
Klasa budynku biurowego może z czasem ulec zmianie. Związane jest to z pojawianiem się na rynku nowych rozwiązań technologicznych. Biurowiec, który dotychczas miał klasę A, często spada wtedy do niższej kategorii.
Klasa A to budynki o najwyższym standardzie, z szeregiem nowoczesnych rozwiązań. Cechuje je również atrakcyjna lokalizacja, a także zarządzanie na najwyższym poziomie. Biurowce klasy B to budynki nieco starsze lub znajdujące się poza ścisłym centrum biznesowym. Z kolei do klasy C zaliczane są budynki o niższym standardzie wykończenia, położone w mniej atrakcyjnej lokalizacji.
Rodzaje certyfikatów
Oprócz klasy budynku istotne dla wielu firm może być także to, czy biurowiec ma certyfikat ekologiczny. W trakcie przeglądania ofert powierzchni biurowych do wynajęcia można się spotkać z następującymi certyfikatami: LEED, BREAM, WELL, HQE oraz DGNB. Dwa pierwsze są najbardziej popularne.
Certyfikat LEED
Budynek może otrzymać certyfikat LEED (Leardship in Energy and Enviromental Design), jeśli otrzyma odpowiednio wysoką punktację w kilku kategoriach, do których zaliczają się takie aspekty jak efektywna gospodarka wodna, zrównoważony teren, zintegrowany proces projektowy czy jakość środowiska wewnętrznego.
Certyfikat BREAM
O ile za granicą certyfikat LEED cieszy się większą popularnością, o tyle w Polsce dominuje brytyjski certyfikat BREAM. Budynek oceniany jest w dziesięciu kategoriach. To m.in. zarządzanie, zdrowie i dobre samopoczucie, energia, odpady, wykorzystanie terenu oraz ekologia.
Szukasz budynku o konkretnych wymaganiach? Skorzystaj z zaawansowanej wyszukiwarki biurowców, która znajduje się na stronie głównej portalu biura.info. Dzięki niej w kilka sekund poznasz budynki, które spełnią Twoje oczekiwania oraz porównasz ich oferty najmu z innymi.
Wynajem biura – ile to trwa?
Proces poszukiwania i wyboru nowej przestrzeni do pracy może zająć znacznie więcej czasu niż to się wydaje. Składa się on z kilku etapów, których horyzont czasowy może dochodzić nawet do kilku miesięcy. Porozumienie najemcy z właścicielem biurowca w kwestii zapisów umowy najmu, a także precyzyjne negocjacje dotyczące aranżacji biura to wiele tygodni (a czasem nawet miesięcy) rozmów. Eksperci Finne polecają rozpoczęcie całego procesu przynajmniej na 6 miesięcy przez datą zakończenia obecnej umowy najmu.
Podpisanie umowy wynajmu nowego biura zazwyczaj poprzedza szereg działań. Poniżej przedstawiamy przybliżony horyzont czasowy dla poszczególnych etapów:
- – Zebranie ofert od właścicieli oraz ich pierwsza selekcja – 1-2 tygodnie
- – Umówienie spotkań w celu obejrzenia przestrzeni biurowych (tzw. viewing) – 1-2 tygodnie
- – Negocjacje z biurami architektonicznymi w sprawie projektów aranżacji oraz kosztorysu prac – 1 -2 tygodnie
- – Uzgodnienia z zarządcą nieruchomości w kwestii zapisów w umowie oraz warunków finansowych – 4 tygodnie
- – Prace aranżacyjne przy wykończeniu biura – 4-5 miesięcy
