Wynajem biura to rozwiązanie, na które coraz częściej decydują się nie tylko korporacje czy duże firmy, lecz także przedsiębiorcy prowadzący niewielką działalność, nastawieni na dynamiczny rozwój. Wybierając przestrzeń do pracy trzeba wziąć pod uwagę poszczególne zapisy umowy najmu biura. Od tego, jakie warunki najmu biura ustali się na wstępie, będzie zależeć komfort w przyszłości. Warto poświęcić szczególną uwagę na zapisy dotyczące okresu najmu, kosztów, jakie będzie się ponosić, a także na warunki rozwiązania umowy.
Na jakie zapisy umowy najmu biura należy zwrócić uwagę?
Umowa najmu lokalu pod działalność biznesową to kilkustronicowy dokument. Powinien on zawierać zapisy dotyczące zasad najmu, zabezpieczające interesy zarówno najemcy, jak i wynajmującego. W dokumencie, oprócz wspomnianych warunków najmu, muszą znaleźć się dane stron zawierających umowę, a także data i miejsce jej podpisania.
Zanim zapadnie decyzja o tym długoterminowym zobowiązaniu, warto sprawdzić poszczególne zapisy i upewnić się, że są korzystne dla wynajmującego.
Przedmiot umowy – wynajem biura
W umowie najmu biura powinien znaleźć się dokładny opis wynajmowanego lokalu. Istotne jest, aby uwzględniał takie aspekty jak jego lokalizacja, powierzchnia oraz wyszczególnienie wszystkich pomieszczeń. Powinna również być informacja na temat powierzchni wspólnych, z których wynajmujący ma prawo korzystać.
Czas trwania umowy – na jak długo ma być wynajęte biuro?
W przeciwieństwie do wynajmu przestrzeni coworkingowej, w przypadku której standardem jest umowa krótkoterminowa, umowa na wynajem biura to kontrakt zawarty na dłuższy czas. Przeważnie to umowa kilkuletnia. Dzięki temu ma się pewność, że przez kilkadziesiąt najbliższych miesięcy nie będzie problemu poszukiwania nowej lokalizacji dla swojej firmy.
Należy zwrócić uwagę na to, czy dokument, który się podpisuje, to umowa na czas określony czy nieokreślony. Jeśli jest to czas nieokreślony, lepiej sprawdzić, ile wynosi jej okres wypowiedzenia. Trzeba pamiętać, że wypowiedzieć umowę mogą obie strony. Lepiej zatem zadbać o to, aby zapis o terminie wypowiedzenia był optymalny, tak by w razie konieczności, pozwolił on na spokojne znalezienie nowej siedziby.
Koszty wynajmu – ile płaci się za wynajem biura?
Podpisując umowę najmu biura, należy zapoznać się z zapisami dotyczącymi kosztów. Istotne są: wysokość czynszu (najlepiej też ustalić, na jakich zasadach będą możliwe ewentualne podwyżki), koszty eksploatacyjne, a także wszelkie opłaty dodatkowe, takie jak np. wysokość kaucji.
Podczas podejmowania decyzji trzeba również uważnie spojrzeć na zapisy umowy określające, w jakim stopniu można dostosować pomieszczenia do swoich potrzeb. Powinny być jasno określone kwestie dotyczące aranżacji nowej przestrzeni.
