Biuro serwisowane to gotowa przestrzeń biurowa prowadzona przez operatora zewnętrznego. Najemca dostaje umeblowany gabinet zamykany na klucz, obsługę recepcji i jedną fakturę za całość. Nie podpisuje umów na media, nie organizuje sprzątania, nie zajmuje się remontem.
Ten model wybierają firmy kilku- i kilkunastoosobowe, którym zależy na krótkim terminie startu i przewidywalnych kosztach. Opisujemy, co wchodzi w zakres usługi, czym biuro serwisowane różni się od coworkingu i podnajmu oraz ile trwa jego wynajęcie.
Co to jest biuro serwisowane?
Biuro serwisowane jest przygotowane do prowadzenia działalności od pierwszego dnia. Powierzchnia biur serwisowanych mieści zazwyczaj od kilku do kilkunastu gabinetów. Osobną część stanowi recepcja. Operator obsługuje tam klientów i połączenia telefoniczne najemców. Przyjmuje również korespondencję i paczki od kurierów.
W ramach opłaty za korzystanie z biura serwisowanego najemca otrzymuje:
– dostęp do umeblowanego i wyposażonego gabinetu zamykanego na klucz;
– możliwość korzystania z przestrzeni wspólnych, na przykład sali konferencyjnej;
– obsługę operatora recepcji: przyjmowanie korespondencji, paczek i telefonów;
– obsługę firmy sprzątającej;
– koszty ogrzewania, elektryczności, wody i ścieków;
– zaopatrzenie kuchni i łazienki;
– dostęp do kawy i herbaty;
– obsługę gości firmy podczas spotkań w sali konferencyjnej.
Cena biura serwisowanego w dużym mieście bywa porównywalna z sumą kosztów wynajmu lokalu, jego remontu, wyposażenia i utrzymania. Różnica polega na rozłożeniu wydatków. Przy własnym biurze najemca ponosi koszt aranżacji na starcie. W biurze serwisowanym płaci stałą stawkę miesięczną. Poza opłatą zostaje mu obsługa umów z dostawcami mediów, stanów liczników, firm sprzątających i zaopatrzenia — cały ten zakres przejmuje operator.
Biuro serwisowane a coworking, podnajem i wirtualny adres
Coworking oferuje wspólną przestrzeń pracy. Korzystają z niej głównie freelancerzy i mikroprzedsiębiorcy. Biuro serwisowane działa inaczej: to przestrzeń zamknięta, którą najemca dostaje na wyłączność.
Biurko do wynajęcia na godziny to najtańszy z tych wariantów. Opłata obejmuje biurko i fotel w przestrzeni wspólnej oraz dostęp do internetu. Najemca korzysta zwykle także z urządzeń biurowych. Rozliczenie może być godzinowe albo abonamentowe, z pulą wejściówek na miesiąc. Kosztem niskiej ceny jest brak prywatności. Różnica sprowadza się do tego, kto ma klucz do drzwi. Wspólne dla wszystkich trzech modeli jest rozliczenie: jedna faktura za serwis i wynajem powierzchni.
Podnajem upowszechnił się po 2020 roku. Firmy szukały wtedy najemców, z którymi mogłyby współdzielić wynajmowaną powierzchnię. Nowy najemca dostaje biuro z gotową aranżacją, tylko do własnej dyspozycji, i może negocjować okres najmu oraz czynsz. Nie ma tu jednak operatora, recepcji ani usług w cenie. Za organizację pracy odpowiada sam.
Wirtualny adres nie daje miejsca do pracy, tylko adres rejestracji działalności lub adres korespondencyjny. Usługa obejmuje zwykle skrzynkę pocztową, powiadomienia o przesyłkach oraz skanowanie i przesyłanie korespondencji na e-mail. Koszt liczy się w dziesiątkach złotych miesięcznie.
Dla kogo biura serwisowane to dobry wybór?
Biuro serwisowane odpowiada firmom kilku- i kilkunastoosobowym, które nie chcą samodzielnie szukać i przystosowywać lokalu. Model sprawdza się też u firm planujących wzrost zatrudnienia. Można wynająć dodatkowe gabinety bez zmiany adresu, również na krótki czas. Podobnie działa to przy częstych zmianach lokalizacji.
Ten model nie sprawdzi się przy dużych zespołach ani tam, gdzie firma potrzebuje własnej aranżacji przestrzeni. Powyżej pewnej skali najem tradycyjny wychodzi taniej w przeliczeniu na metr.
Biuro serwisowane w dużym mieście można wynająć w ciągu dwóch tygodni. Weryfikacja najemcy i negocjacje przebiegają szybciej niż przy powierzchni tradycyjnej. Odpada etap uzgodnień z architektem i prac aranżacyjnych.
Na przegląd ofert w wybranym mieście warto zarezerwować około czterech tygodni. Dla porównania: proces najmu tradycyjnego biura zaczyna się na 6–12 miesięcy przed końcem obecnej umowy. Same prace aranżacyjne zajmują tam 4–5 miesięcy.
Biura serwisowane w Warszawie
Operatorzy biur serwisowanych w Warszawie działają głównie w Śródmieściu.
Bein Offices Central Point mieści się w wieżowcu Central Point przy Marszałkowskiej. Cube Centre to druga z warszawskich lokalizacji z gabinetami serwisowanymi w ofercie.
Gabinety na wyłączność, obok stanowisk coworkingowych, oferują też Brain Embassy przy Czackiego, Mindspace w Hali Koszyki przy Koszykowej oraz CIC Warsaw.
Pełną listę lokalizacji z dostępnością i danymi operatorów zebraliśmy na stronie coworkingów i biur serwisowanych w Warszawie.
